Полезные советы для Word: 15 лайфхаков, которые сэкономят ваше время

В Microsoft Word предусмотрена масса полезных фишек, благодаря которым не придется делать многие вещи вручную. Неспроста в ленте столько вкладок и кнопочек, плюс в настройках притаились скрытые команды, о коих вы, вероятно, не подозреваете. Наиболее практичные Word советы, экономящие время и берегущие нервы писателя, далее.

#1 Как вставить снимок экрана в док

К примеру, вам необходимо проиллюстрировать какой-то гид, или вы сделали проверку уникальности, и хотите добавить в док скрин с результатом. В Ворде на этот случай есть интегрированная альтернатива prt sc и ctrl+V:

Вставка → Снимок

В окошке откроются скрины всех открытых в настоящее время окон – выбирай любой. Кликнув на Вырезку экрана можно выделить фрагмент, который будет помещен в документ.

Автор, к своему стыду, когда-то сохраняла скрины в Paint, и только затем делала вставку в текст. То есть тратила время на лишнюю работу и мусорила на компьютере. Это небольшое лирическое отступление к пользе функции №1 ☺

#2 Как сократить текст, чтобы уместился на страничку

Когда пара предложений важного документа ни к селу ни к городу вылезает на следующую страничку, начинается мытарство. Во имя экономии печати и удобства вручную сокращаются поля, интервал между абзацами и т.д., и т.п. Но есть хитрости Word – как сделать так, чтобы программа сама подтянула кусочек на предпоследний лист. И это настоящий лайфхак, так как кнопки нет на панели быстрого доступа по умолчанию — ее нужно изыскать в недрах Ворда.

П.к. мыши на шапке → Настройка панели быстрого доступа → Все команды → Сократить на страницу → Добавить → ОК.

В верхнем левом углу возникнет кнопочка «Сократить на страницу» – жмете при надобности, и готово.

#3 Как настроить под себя ленту

Из второго пункта плавно вытекает индивидуальная настройка всех видимых кнопочек и менюшек: функций гораздо больше, нежели есть на виду – их просто нужно вынести на соответствующие панельки. Ленту корректируем по своему вкусу там же, где и панель быстрого доступа:

П.к. мыши на верхушке → Настройка ленты или Файл → Параметры.

И здесь вам откроются +100500 типов выравниваний, вставок, перемещений, выделений, удалений, работы с картинками, кнопок для диакритических знаков, формул, операторов, кернинга, совместной работы, и так можно еще долго перечислять.

#4 Как не потерять несохраненный текст

В полезные советы для Word невозможно не добавить перестраховочные функции. Банально погас свет в доме, или у ноутбука без батареи случайно выдернули сетевой шнур, и вся работа может уйти коту под хвост. А может и не уйти, если…

Файл → Параметры → Дополнительно → Сохранение → Всегда создавать резервную копию.

В случае форс-мажора, восстановится последний вариант документа. Либо можно сократить интервал автосохранения в Параметрах, и, раз мы уже там, заодно выбрать место сохранения доков по умолчанию. К аварийному выключению и сбоям последнее отношения не имеет, но не придется постоянно тратить время на ввод нужного пути.

#5 Как выставить шрифт по умолчанию

Если речь зашла об умолчании, первое, что стоит установить – это шрифт. А то пишете вы, скажем, в Таймс нью роман 14 или Ариал надцать, и, каждый раз создавая очередной док, изменяете Колибри 11 на свой стандартный.

Вкладка Главная → Открываем диалоговое окно Шрифт → находим нужные шрифт и размер → По умолчанию.

Если применяете к заголовку и основному тексту разные шрифты, Разметка страницы → Шрифты темы → выбираете из имеющихся или создаете свою тему.

#6 Где искать синонимы

Когда нужно перефразировать предложение, избежать тавтологий или обогатить текст новыми красками, первое решение – заглянуть в словарь. Но, прежде чем искать синонимы через браузер или в книгах, используйте советы Word:

П.к. мыши на слове → Синонимы или, поставив курсор на слово, Рецензирование → Тезаурус.

Правда, учтите, что синонимы вам выдаст только на общеупотребительную русскую лексику – новые заимствованные слова типа «гаджет» таки придется гуглить.

#7 Как подсчитать знаки

Кто-то скажет: «прям, открыли Америку», но начинающие копирайтеры часто задают этот вопрос.

В меню Рецензирование → Статистика (прямо под Тезаурусом).

Вам сосчитает количество страниц, слов, знаков без пробелов и с ними, абзацев и строк, с учетом или без надписей и сносок.

#8 Как работать с PDF файлами в Ворд

В Microsoft Word 2010 есть только опция сохранения дока в PDF:

Файл → Сохранить как, Сохранить и отправить → Создать документ PDF/XPS или Отправить как PDF.

А вот начиная с Word 2013 можно открыть PDF файл в программе и редактировать его как вордовский – не нужно никаких дополнительных утилит или онлайн-конвертеров.

#9 Как создать примечания к тексту

Вместо того, чтобы писать на бумажке что где нужно добавить, убрать или подправить:

Рецензирование → Создать примечание, набираем заметочку, и она остается вынесенной за поля.

#10 Как пользоваться автотекстом

Если вы регулярно делаете одни и те же ошибки в одних и тех же словах или часто вводите в текст определенные выражения, вам очень поможет автозамена.

Файл → Параметры → Правописание → Параметры автозамены → ввести значения что на что заменять.

Например, можно задать аббревиатуру, вместо которой Ворд будет ставить её полную расшифровку.

#11 Как перевести текст в Ворде

Редактор синхронизирован со службой Microsoft Translator, поэтому не нужно ничего копировать и вставлять в отдельный переводчик.

Рецензирование → Перевод → выбираете тип перевода.

Можно перевести весь текст – тогда перевод откроется в новом окне Интернет Эксплорера, или только выделенный текст – тогда он покажется в самом файле в окошке справочных материалов. И третий вариант – перевести отдельные слова и фразы, наводя на них курсор и получая английские эквиваленты во всплывающих окошках прямо рядом с ними.

#12 Как удалить лишние пробелы

Объяснять надобность сего шага не будем: и так ясно, что лишние пробелы в текстах ни к чему. Есть два полезных совета для Word на этот случай.

Вкладка Главная → в подразделе Абзац жмем Отобразить все знаки, или Ctrl+* (при русской раскладке ctrl+shift+8), и вручную отслеживаем где наставили лишних.

Главная → Заменить → В Найти пишем {2;}, в Заменить на ставим пробел → Заменить все.

#13 Как изменить регистр двумя способами

Сменить все буквы на строчные или заглавные можно двумя методами. Выделяем текст и:

shift+F3 – регистр трансформируется в противоположный, или кнопочка Аа на Главной – нажать Все строчные или Все прописные.

Особенно полезно это знать, когда не заметив набрали с капсом целый кусок текста.

#14 Как изменить цвет страниц

Листы, на которых мы работаем, не обязательно должны быть белыми.

Разметка страницы → Цвет страницы – выбираете любой желаемый.

Опция пригодится, если вам нужен документ в цвете, или у вас сильно устают глаза. Можно подобрать более благоприятный для зрения оттенок, например, оливковый или бледно-зеленый.

#15 Что нажать, чтобы быстро…

Помимо упоминавшихся по ходу пьесы, в Ворд применимы многие удобные сочетания клавиш:

ctrl+a – выделить весь текст,
ctrl + стрелка – быстро двигать курсор,
аlt + 769 на цифровой клавиатуре – поставить ударение на букву,
f4 – повторить прошлую команду,
ctrl+alt+page down – перейти на следующую страницу,
ctrl+alt+page up – перейти на предыдущую страницу,
ctrl+home – вверх документа,
ctrl+end – вниз документа,
ctrl+enter – создать новый лист,
alt + shift + стрелка – перенести элемент списка или абзац в заданную сторону,
shift + ctrl + пробел – вставить неразрывный пробел,
f12 – сохранить как,
ctrl+z – отменить, и другие.

Конечно, для уровня гуру нужно знать не 15, а 115 хитростей Word, и некоторые из приведенных опций, возможно, вам известны. Но надеемся, что в этом материале вы почерпнули для себя новых идей, сделающих вашу работу в редакторе еще более продуктивной.

Об Авторе
Последние записи

Анастасия

Экономист, нашедший себя в журналистике. С удовольствием пишет о бытовой технике и необычной электронике, что часто делает в поездках: за чашечкой кофе в уютной кофейне старого города или во время квеста «найди Интернет в полях-лесах-горах».

Word советы: 15 хитростей, которые сделают вас гуру редактирования текста